Verifikasi dan Validasi Nomor Induk Siswa Nasional (NISN) Kementerian Agama R.I

Merujuk Surat Edaran Direktur Jenderal Pendidikan Islam Nomor : Dj.I/Set.I/1/PP.OO/791/2015 Tanggal : 11 Maret 2015 
Tentang : Mekanisme Pengelolaan NISN Siswa Madrasah dan Satuan Pendidikan Islam Lainnya di Bawah
Koordinasi Kementerian Agama R.I

MEKANISME PENGELOLAAN NISN UNTUK SISWA MADRASAH DAN SATUAN PENDIDIKAN ISLAM LAINNYA DI BAWAH KOORDINASI DITJEN PENDIDIKAN ISLAM ‐ KEMENTERIAN AGAMA R.I



PENDAHULUAN

1. Penjaringan data siswa madrasah dilakukan melalui sistem pendataan EMIS Kementerian Agama (Kemenag), dimana untuk proses updating (input/entry) data dilakukan oleh Operator Madrasah masing‐masing.
2. Setelah data lengkap dan divalidasi menggunakan Aplikasi Desktop EMIS, Operator Madrasah harus  melakukan proses  backup  data  untuk seterusnya melakukan upload  (pengiriman) file backup data tersebut ke server EMIS Pusat Kemenag melalui Aplikasi EMIS Online.
3. Data siswa yang sudah masuk ke dalam database EMIS, selanjutnya akan disinkronisasikan ke dalam sistem Operational Data Store pada Pusat Data dan Statistik Pendidikan (ODS PDSP), Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
4. Data siswa madrasah yang sudah masuk ke sistem ODS PDSP yang bersumber dari database EMIS, selanjutnya akan melalui tahapan verifikasi validasi data NISN oleh Operator Kemenag Kabupaten/Kota dengan menggunakan Aplikasi Verifikasi Validasi Peserta Didik (Verval PD) yanag dapat diakses melalui laman web : http://vervalpdkemenag.data.kemdikbud.go.id.
5. Akun Pengelola Data melalui Aplikasi Verval PD hanya diberikan kepada 1 (satu) orang operator di  masing‐masing  Kanwil  Kemenag  Provinsi  dan 1  (satu)  orang  operator  di  masing‐masing Kemenag Kabupaten/Kota.
6. Untuk mendapatkan akun Verval PD, baik Operator Kanwil Kemenag Provinsi maupun Operator Kemenag Kabupaten/Kota harus mendaftarkan diri terlebih dahulu sebagai anggota di laman Jaringan Pengelola Data Pendidikan (http://sdm.data.kemdikbud.go.id/), dengan syarat memiliki email aktif dan melampirkan Surat Tugas atau SK Penugasan dari pimpinan instansi yang bersangkutan.
7. Untuk mengaktifkan hak akses dalam melakukan verifikasi validasi data NISN, Operator Kanwil Kemenag Provinsi dan Operator Kemenag Kabupaten/Kota harus melaporkan biodata diri kepada EMIS Pusat dengan format biodata yang sudah disediakan, dikoordinir oleh Operator Kanwil Kemenag Provinsi.
8. Operator Kemenag Kabupaten/Kota memiliki hak akses untuk :

• Mengelola data referensi Verval PD Kemenag;
• Mengembalikan data siswa dari referensi ke residu (Un‐Match);
• Menentukan NISN yang akan digunakan oleh siswa (Match) melalui hasil pencarian dari database arsip NISN PDSP;
• Membuat NISN baru (Not‐Match) untuk siswa yang belum memiliki NISN atau jika NISN sebelumnya tidak sesuai dengan yang ada di database Arsip NISN;
• Mengajukan perubahan (Edit Data) NISN, nama, dan tanggal lahir siswa;
• Melakukan  konfirmasi  data  pada  setiap  data  referensi  hasil  Verval  PD  Kemenag  untuk memperbaharui database database Arsip  NISN  PDSP, sehingga data  referensi Verval PD Kemenag menjadi sama dengan data di database Arsip NISN PDSP dan bisa dicek oleh siswa, orang        tua    atau    madrasah    secara    mandiri    melalui    laman    Arsip    NISN    PDSP (http://nisn.data.kemdikbud.go.id).

9.  Operator Kanwil Kemenag Provinsi memiliki hak akses untuk :

• Menyetujui perubahan nama dan tanggal lahir siswa (approval) yang diajukan oleh Operator Kemenag Kabupaten/Kota.
• Melihat dashboard Verval PD Kemenag, yang menggambarkan perbandingan antara jumlah data siswa yang sudah dan belum memiliki NISN berdasarkan wilayahnya.
• Melihat data siswa‐siswa yang sudah memiliki NISN.

MEKANISME VERIFIKASI VALIDASI DATA

1. Proses verifikasi validasi data siswa madrasah menggunakan Aplikasi Verval PD dilakukan dengan tujuan untuk memeriksa kesesuaian data individu siswa (data matching) antara database EMIS dengan database Arsip NISN PDSP.
2. Jika sistem PDSP menemukan kesesuaian data NISN, Nama, Tempat dan Tanggal Lahir Siswa antara database EMIS dengan database Arsip NISN, maka NISN siswa yang ada dalam database EMIS valid dan sah untuk dipergunakan karena tercantum dalam database Arsip NISN. Data siswa tersebut secara otomatis akan dimasukan ke dalam database referensi NISN.
3. Jika sistem PDSP tidak menemukan data yang sesuai atau hanya menemukan data yang mirip (tidak  identik),  maka  Operator  Kemenag  Kabupaten/Kota harus  melakukan  proses  verifikasi validasi  data  menggunakan Aplikasi  Verval  PD  untuk  memutuskan  apakah  data  siswa  yang bersangkutan sesuai (match) atau tidak sesuai (not match) dengan data yang sudah ada di dalam database Arsip NISN.

• Jika Operator Kemenag Kabupaten/Kota memutuskan match, yang berarti data siswa yang ada pada database EMIS diindikasikan sesuai dengan salah satu data yang ada pada database Arsip NISN, sehingga siswa tersebut akan mengunakan NISN yang sudah ada di dalam database Arsip NISN. Selanjutnya sistem PDSP akan melakukan perubahan data individu siswa yang ada pada database Arsip NISN dengan mengacu pada database EMIS.
• Jika Operator Kemenag Kabupaten/Kota memutuskan not match, artinya data siswa yang ada pada database EMIS diindikasikan tidak sesuai dengan satu pun data yang ada pada database Arsip   NISN,   maka   siswa   tersebut   dianggap   belum   memiliki   NISN   dan   sistem   akan membuatkan NISN baru bagi siswa tersebut.

4. NISN yang sudah dibuatkan dan divalidasi oleh Aplikasi Verval PD akan disinkronisasikan kembali dengan data siswa yang ada pada database EMIS Kemenag. Selain itu, NISN baru tersebut juga langsung dapat dilihat di laman Master Referensi (referensi.data.kemdikbud.go.id).

5. Pihak  madrasah, siswa,  orang  tua  dan  pihak  lain  yang  memerlukan data  NISN  siswa  dapat memeriksa NISN siswa di laman Arsip NISN PDSP (nisn.data.kemdikbud.go.id), dengan melakukan pencarian data NISN siswa berdasarkan nama, tempat, dan tanggal lahir siswa.


MEKANISME PERUBAHAN NISN

1. NISN siswa yang diberikan oleh Aplikasi Verval PD masih bisa dirubah jika pihak siswa/madrasah merasa NISN  yang  diberikan tersebut tidak  sama  dengan  NISN  siswa  yang  tercantum  pada dokumen sebelumnya (Ijazah, Kartu NISN, dll).
2. Pihak madrasah dapat mengajukan perubahan NISN kepada Operator Kemenag Kabupaten/Kota dengan membawa dokumen pendukung asli yang mencantumkan NISN, seperti Ijazah, Kartu NISN, SKHUN, atau Rapor (jika dokumen fotokopi harus sudah dilegalisir).
3. Proses pengajuan perubahan NISN dilakukan oleh Operator Kemenag Kabupaten/Kota melalui Aplikasi Verval PD (sesuai dengan permintaan dari pihak madrasah), dengan melampirkan file dokumen pendukung yang sudah di‐scan.
4. Pengajuan perubahan NISN oleh Operator Kemenag Kabupaten/Kota tidak akan merubah NISN siswa secara langsung, karena pengajuan tersebut akan terlebih dahulu masuk ke Admin PDSP untuk mendapatkan persetujuan perubahan. Dalam prosesnya, Admin PDSP akan melakukan pemeriksaan terhadap dokumen pendukung yang dilampirkan dan pemeriksaan lebih lanjut ke dalam database Arsip NISN PDSP.
5. Jika  NISN  yang  diajukan  belum  digunakan  oleh  siswa  lain  dan  dokumen  pendukung  yang dilampirkan sesuai,  maka  pengajuan akan  disetujui oleh  Admin  PDSP  dan  NISN  siswa  yang bersangkutan akan berubah sesuai dengan pengajuan perubahan.
6. Jika  NISN  yang  diajukan  sudah  digunakan  oleh  siswa  lain  atau  dokumen  pendukung  yang dilampirkan tidak sesuai, maka pengajuan akan ditolak oleh Admin PDSP dengan disertai alasan penolakannya, sehingga selanjutnya siswa yang bersangkutan harus tetap menggunakan NISN yang diperoleh dari Aplikasi Verval PD.

MEKANISME PERUBAHAN DATA NAMA DAN TANGGAL LAHIR SISWA

1. Perubahan nama dan tanggal lahir siswa pada database referensi NISN dapat dilakukan jika data siswa yang tercantum pada database referensi NISN tidak sesuai dengan dokumen resmi siswa yang bersangkutan.
2. Pihak  madrasah  dapat  mengajukan  perubahan  data  nama  dan  tanggal  lahir  siswa  kepada Operator Kemenag Kabupaten/Kota dengan melampirkan dokumen pendukung asli yang sesuai sebagai dasar pengajuan perubahan data yang diminta, seperti Akte Kelahiran, Surat Keterangan Kelahiran, Kartu Keluarga, Ijazah, SKHUN, Rapor atau dokumen lain yang sejenis (jika dokumen fotokopi harus sudah dilegalisir).
3. Operator Kemenag Kabupaten/Kota yang bertugas sebagai verifikator diharuskan memeriksa secara teliti dan cermat kesesuaian dan keabsahan dokumen pendukung yang dilampirkan oleh pihak madrasah.
4. Jika  dokumen  pendukung  tidak  sesuai,  Operator  Kemenag  Kabupaten/Kota  akan  menolak pengajuan perubahan data nama dan tanggal lahir siswa tersebut.
5. Jika dokumen pendukung sudah sesuai, Operator Kemenag Kabupaten/Kota akan mengajukan perubahan data nama dan tanggal lahir siswa melalui Aplikasi Verval PD dengan melampirkan file dokumen pendukung yang sudah di‐scan.
6. Perubahan data nama dan tanggal lahir siswa oleh Operator Kemenag Kabupaten/Kota melalui Aplikasi Verval PD tidak akan mengubah data pada database Arsip NISN PDSP secara langsung, karena pengajuan tersebut akan terlebih dahulu masuk ke Operator Kanwil Kemenag Provinsi untuk  mendapatkan  persetujuan  perubahan.  Sebelum  memberikan  persetujuan,  Operator Kanwil Kemenag Provinsi harus melakukan pemeriksaan terhadap dokumen pendukung yang dilampirkan. Jika sesuai, pengajuan akan disetujui. Sementara jika tidak sesuai, pengajuan akan ditolak.

Sumber :

1. SDM-PDSP
2. Noercholish Asir L